File PDF là gì? Các thủ thuật cần thiết khi sử dụng file PDF

Ghi chú: Tài liệu trích dẫn

PDF là một trong những định dạng file quen thuộc đang được sử dụng phổ biến hiện nay. Nhưng với các người mới bắt đầu sử dụng thì họ không thể hiểu được các thông tin về khái niệm file PDF là gì, cách chỉnh sửa, ưu cũng như nhược điểm của loại file này. Cùng tìm hiểu những nội dung chi tiết trong bài viết dưới đây.

File PDF là gì?

PDF là tên viết tắt của Portable Document Format, được dịch ra là định dạng văn bản di động, được phát triển bởi Adobe. Tương tự như word, file PDF có thể chứa rất nhiều hình ảnh, tài liệu trong một PDF. Hiện nay, chúng được sử dụng phổ biến để lưu trữ tài liệu.

Theo wikipedia, khái niệm định dạng PDF là gì được định nghĩa là một định dạng tập tin văn bản, hỗ trợ văn bản thô (text) cùng với phông chữ, hình ảnh đồ họa, âm thanh và nhiều tập tin đi kèm khác.

Định dạng PDF sẽ luôn hiển thị nội dung theo một bố cục, chỉnh sửa thống nhất dù chúng được mở trên các phần mềm khác nhau dù là trên máy tính hay trong các hệ điều hành khác nhau. Một van ban PDF sẽ được hiển thị giống nhau trên các môi trường làm việc khác nhau. Đây cũng chính là lý do vì sao Portable Document Format được sử dụng phổ biến cho việc phát hành sách báo, tài liệu qua các trang mạng internet.

Lịch sử của PDF

PDF được tạo ra bởi “ông lớn” Adobe, ra mắt lần đầu tiên vào những năm 90 để lưu giữ tài liệu hoàn toàn trong một file. Tại thời điểm đó, các trang web còn non trẻ, các file PDF chỉ được sử dụng để xuất bản tài liệu in để bàn.

Phải mất một thời gian, PDF mới có thể tiếp tục nhưng chúng lại không có tất cả các tính năng tích hợp như ngày nay, việc tải file lớn là cực kỳ chậm. Sau vài năm nghiên cứu và phát triển, Adobe đã phát hành Adobe Reader miễn phí cho PDF và trở thành tiêu chuẩn tập tin cho các tài liệu cố định.

Ban đầu, PDF chỉ là một định dạng độc quyền, nghĩa là Adobe kiểm soát hoạt động của PDF. Đến năm 2008, họ đã bỏ quyền sở hữu và định dạng PDF đã trở thành một tiêu chuẩn mở. Giờ đây, các tệp PDF vẫn có tập hợp các thuộc tính cơ bản nhưng không thuộc quyền sở hữu của Adobe như trước đây.

Ưu – nhược điểm của file PDF

Về ưu điểm:

Định dạng Portable Document Format có tính phổ biến và thống nhất cao, bất kỳ một phần mềm máy tính nào, file có đuôi PDF đều luôn hiển thị giống nhau.

Các phần mềm đọc file PDF đều được tích hợp mặc định trên các thiết bị máy tính, điện thoại thông minh nên người dùng dễ dàng xem, trao đổi hay in ấn.

Chiếm ít dung lượng so với các file văn bản khác bởi chúng được hỗ trợ rất nhiều thuật toán khác nhau, nén hình ảnh để giảm dung lượng của file.

Khi sử dụng PDF, bạn có thể cài đặt các tùy chỉnh bảo mật như cấm chỉnh sửa, in tài liệu,…Định dạng này cũng cho phép bạn sử dụng các ký hiệu điện tử để xác định được tính xác thực của các văn bản tài liệu.

Về nhược điểm:

Việc thực hiện các thao tác chỉnh sửa vô cùng khó khăn bởi nó cần được thực hiện trong các chương trình riêng biệt.

Khó thao tác với các văn bản trong file PDF bởi chúng được coi như một hình ảnh.

Không miễn phí nếu như bạn muốn chỉnh sửa các thông tin trên định dạng PDF.

Hướng dẫn cách mở file PDF

Đại đa số người dùng đều truy cập vào Adobe Acrobat Reader để mở file PDF bởi đây là phần mềm đọc miễn phí do Adobe tạo ra. Nhưng chúng lại là một chương trình “cồng kềnh” và có nhiều tính năng mà bạn không muốn sử dụng. Các phần mềm như Chrome, Firefox đều có khả năng tự mở tệp PDF, bạn chỉ cần cài đặt thêm các tiện ích bổ sung là có thể sử dụng được. Cách làm này sẽ tiện lợi hơn rất nhiều, nó sẽ tự động mở file khi bạn nhấp chuột vào một liên kết PDF trực tuyến.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng một số phần mềm, công cụ hỗ trợ khác như SumatraPDF, Slim PDF Reader, hoặc MuPDF bởi chúng có nhiều tiện ích và miễn phí hoàn toàn.

Cách chỉnh sửa trên định dạng PDF

Với những lợi ích mà PDF đem lại, có rất nhiều công cụ được phát triển để hỗ trợ cho quá trình chỉnh sửa tệp file có đuôi định dạng Portable Document Format. Thế nhưng không phải công cụ nào cũng đem lại hiệu quả tuyệt đối cho bạn. Do đó, Vietlearn sẽ gợi ý cho bạn 2 cách chỉnh sửa file đơn giản, nhanh chóng. Đó là:

Đầu tiên, bạn mở Adobe Acrobat, nhấn chọn file chọn Open để mở file PDF mà bạn đang cần sử dụng. Nếu như bạn đã cài đặt sẵn Adobe Acrobat thì chỉ cần nhấn chuột vào van ban PDF bạn muốn chỉnh sửa.

Trên thanh công cụ phía bên phải cửa sổ, bạn tìm và chọn Edit PDF.

Trong trường hợp bạn muốn chỉnh sửa văn bản thì đặt con trỏ chuột vào phần văn bản muốn chỉnh sửa rồi nhấn chọn Format trên thanh công cụ.

Để chỉnh sửa hình ảnh thì bạn đặt chuột vào hình ảnh đó rồi chọn Objects.

Sử dụng Microsoft Word 2013

Từ phiên bản Microsoft Word 2013, đã cho phép người dùng mở trực tiếp định dạng PDF và chuyển đổi sang word để chỉnh sửa. Cách thực hiện:

Bạn mở Word 2013, chọn tab file rồi Open, chọn file PDF mà bạn đang muốn chỉnh sửa. Lúc này, word sẽ hiện ra thông báo phần mềm sẽ được chuyển đổi từ PDF sang thành văn bản thì mới có thể chỉnh sửa và file PDF gốc sẽ không bị thay đổi.

Tiếp theo bạn nhấn chọn “OK”. Khi file được mở ra, bạn thực hiện các thao tác chỉnh sửa như mong muốn. Cuối cùng là bạn lưu file dưới dạng Portable Document Format sau khi sửa.

Xóa trang trắng trong PDF thực hiện như thế nào?

Đây là câu hỏi mà chúng tôi nhận được nhiều từ quý bạn đọc. Bạn có thể áp dụng 1 trong 2 gợi ý dưới đây của chúng tôi. Cụ thể:

Sử dụng Foxit Reader

Foxit Reader là phần mềm hỗ trợ đọc file Portable Document Format. Khi sử dụng phần mềm này bạn có thể xóa trang trắng, các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn mở văn bản PDF bằng phần mềm Foxit Reader và cần chú ý tới thứ tự các trang trắng bạn cần xóa.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở hộp thoại Print và thực hiện theo các yêu cầu sau:

Tại mục Names, bạn ấn chọn Foxit Reader PDF Printer.

Tại mục Pages, ban sẽ không ghi số thứ tự trang trắng bạn muốn xóa. Ví dụ như người dùng có 6 trang và muốn bỏ trang 5 thì bạn chỉ ghi 1 – 4, 6 (bỏ không ghi 5).

Tiếp đến, nhấn chọn OK để hệ thống xóa trang trong trắng PDF.

Bước 3: Khi xóa xong, một file PDF mới (không có trang trắng) sẽ được hệ thống tạo ra. Bạn có thể đổi tên file và lựa chọn vị trí muốn lưu file và bấm Save.

Sử dụng Website trực tuyến

Có rất nhiều website trực tuyến hỗ trợ tính năng này. Một trong những web được nhiều người lựa chọn đó chính là SmallPDF. Dưới đây là cách thực hiện:

Bước 1: Người dùng truy cập vào website SmallPDF

Bước 2: Nhấp chuột vào ô chọn file rồi bạn chọn file PDF cần xóa trang và bấm Open.

Bước 3: File PDF được tải lên và các trang được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Lúc này bạn tìm tới các trang trắng cần xóa và chọn biểu tượng thùng rác (bên góc phải trên cùng).

Bước 4: Tiếp theo, người dùng nháy chuột vào ô “Áp dụng các thay đổi” để xác nhận việc xóa trang trắng trong PDF.

Bước 5: Sau khi xóa xong, hệ thống sẽ gửi lại cho bạn file PDF mới không có trang trắng. Bạn chỉ cần bấm vào biểu tượng tải xuống để lấy file mới về máy sử dụng.

Mong rằng các nội dung thông tin trong bài viết “File PDF là gì? Các thủ thuật cần thiết khi sử dụng file PDF” sẽ giúp ích bạn. Hãy thử áp dụng các mở, chỉnh sửa của chúng tôi trên đây, chắc chắn sẽ không làm bạn thất vọng. Nếu có đóng góp nào để bài viết hoàn thiện hơn, quý bạn đọc hãy comment phía dưới, chúng tôi sẽ tổng hợp và gửi đến bạn trong thời gian sớm nhất.